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株式会社大塚家具様

「内部統制強化」と「輸入管理業務の標準化」を実現。これまでの貿易実務の課題を次々に解決できました。 「内部統制強化」と
「輸入管理業務の標準化」を実現。
これまでの貿易実務の課題を
次々に解決できました。

インテリア業界のトップランナーとして 株式会社大塚家具|プロフィール

高次元での商品提案

「お客様により豊かな住空間を提供すること」を使命に、IDC大塚家具は1969年の創業以来、総合インテリア企業として歩み続けてきた。

同社の特徴は、品揃え・価格・サービス全般にわたる独自のシステムを構築していることだ。すべてのユーザーに、世界中の優れた商品をリーズナブルな価格で提供し、トータルインテリアの考えに基づく専門家の適切なアドバイスのもとで、質の高い提案を行っている。

インテリア商品販売の理想的なスタイルを追求してきたことで、ユーザーが満足して買い求めることのできる高次元での商品ラインアップは他の追随 を許さない。

大塚家具

国内最大級のショールームを展開

幅広い品揃えの優れた商品を魅力的に提案し、住まいづくりのヒントを発信するショールームの存在も国内で群を抜いている。家具・インテリア専門店としては日本最大の「有明本社ショールーム」、西日本最大級の「大阪南港ショールーム」をはじめ、全国主要都市16か所に、相次いで10,000平方メートルを超える大型ショールームをオープンさせてきた。これらの機能の拡充を図ることで、一人でも多くのユーザーが最高の満足を享受できるよう、弛まぬ努力を重ねている。

世界の優良メーカーとのネットワーク

国内外460社を超える優良メーカーから選び抜かれた商品は、何と67,000種以上にのぼる。国内および欧米をはじめとした、優れたインテリアメーカーとの強固なネットワークが、「品揃え」「価格」「サービス」にダイレクトに反映し、同社の提供する商品の魅力を倍増させている。さらに同社では、日本人の好みや体格、ライフスタイルに合わせて、品質やデザイン性、機能性など、あらゆるニーズを取り入れた商品開発も行っている。家具の仕入れや輸入販売に加え、IDC大塚家具オリジナル商品を提供するメーカーとしての側面も、同社の魅力を語るうえで見逃せない。

HarborWrite®導入まで ~輸入管理業務の課題~

大塚家具

増え続ける海外との取引

複雑な海外との取引を円滑にするために、輸入管理システム導入によるICTソリューションは、同社の長年の懸案事項だった。輸入管理システムの導入を検討していた2007年~08年は、同社における輸入家具の取引の状況も大きく変わっていた。

輸入管理システム導入を担当した総務部情報システム課担当課長大沢伸人氏(当時は商品部所属)は、「かつて輸入家具の取り扱いをスタートさせた時点では、高級品が中心で、種類・数量も少なく、発注した分をそのまま支払うというシンプルな決済がほとんどでした。

中国、東南アジアからの輸入の取り扱いが大きくなるにつれて種類・数量ともに飛躍的に増え、決済業務も複雑化していきました」と、当時の状況を振り返る。

担当者個人のスキルに依存

世界中の多くの取引先との自社取引が増え始めた同社では、多通貨による決済が発生していた。しかし既存の業務システムは外貨に対応しておらず、輸入業務を受け持つ同社商品部では、発注、通関、仕入業務から輸入原価の算出までを外貨・為替レートを担当者が計算しながら、MicrosoftExcelを駆使しての管理に依存しており、限られた人的リソースで対応していため商品部スタッフは多忙を極めていた。

加えて、各担当者のスキルに依存せざるをえないために、担当者ごとに事務処理手法が異なるなど、情報の共有化や一元化においても課題があった。

日本版SOX法によりシステム導入の時期が決定

同社が輸入管理システム導入の検討段階に入った時期と同じくして、2006年6月7日に「金融商品取引法」が成立し、上場企業は2009年3月期以降の財務報告から、財務諸表とともに、内部統制報告書の提出が義務づけられた。これが日本版SOX法であり、内部統制の整備・強化を求め、重要事項として「ITの対応」も掲げられている。輸入インテリアについては同社の事業において大きな割合を占めており、当然、輸入管理業務にも財務処理の明確性や効率性が求められることになった。

輸入管理業務において、担当者によって流儀が異なる事務処理は改善されなければならず、複雑化する一方の輸入原価算出業務は懸念事項であった。この日本版SOX法の施行を目前に控えていることが、輸入管理システムの導入を決定づける「トリガー」となった。こうしてシステムの運用開始は2008年10月に目標設定されることになる。

HarborWrite採用の決め手

大沢氏は業務を最適化するシステムの検討を始めたが、その数は10社を超えた。「これは!」と思ったシステムを提供するベンダやSIerに出かけ、実際にその運用のデモを見ることもたびたびあった。

しかし、輸出システムの機能を無理矢理輸入版に振り替えたようなシステムやパッケージが多く、ドキュメント作成ひとつとっても物足りないものがほとんどだった。加えて、発注した分をそのまま輸入するというシンプルな業態ではなく、同社のように大量発注した多品目の、かつ荷姿も大きく不定形な商品を、販売状況に合わせて調整しながら調達するというビジネスには、当然、イレギュラーな要件が数多くある。

そのようなビジネスモデルに、きめ細かく対応できる輸入システムは驚くほど少なく、HarborWrite®はその数少ない柔軟なシステムだった。海外貿易実務を知りぬいたうえで開発された、優れた機能特性を大沢氏が評価したのである。

運用開始後のインパクト ~課題が次々に解決される~

標準化が生み出す数かずのメリット

「HarborWrite®を導入したことにより、さまざまなメリットがありました。たとえば、輸入管理業務には企業ごとの業態や個性によって独自の手法がありますから、引き継ぎや申し送りひとつとっても大変な作業でした。HarborWrite®という共通の情報システム基盤を導入したことで、引き継ぎも非常にシンプルに行うことができます」と、大沢氏は語る。加えて、発注段階で即座に輸入仮原価を算出する機能、L/Cの残高を管理するなど多彩な機能がさまざまな事務処理の効率化を実現した。

各部署の社員においても、一元化されたプラットフォームを導入したことで、必要な情報をいつでも瞬時に閲覧できるようになった。HarborWrite®の導入以前は、商品部の担当者など個人に情報が集中してしまい、たとえ些細な不明点であっても、その担当を探し出し問い合わせを行うなどのロスが生じていたが、導入後は解消されている。試験運用を実施してから数週間は実務に合わせた機能のカスタマイズの必要性も生じたが、「アルカディアソフトの担当者がスピーディに対応してくれました」と大沢氏が振り返るように、2008年10月、計画目標の期日どおりにHarborWrite®の運用が開始されたのである。

大塚家具

ホストとの連携により、より大きな効率化を実現

効率化といえば、原価差異計算のスピード化も特筆される。「輸入原価の算出については飛躍的に効率的になりました。導入以前は前月の輸入品の原価計算が毎月15日前後まで要しましたが、現在では毎月5日には終了しています。輸入品は分母が大きいので、原価差異も比例して大きな額になります。経営的な観点に立てば、その差額金額が早く確認でき、利益の見通しが立つというのはやはり大きな改善事項です」と、大沢氏は語る。この課題を解決するために、HarborWrite®を導入してからそう時を置かずに、業務システムとの連携を実施した。結果、原価差異の計算処理が一挙に10日も短縮したのである。

内部統制強化にも多大な貢献

それまでは、業務システムの電算月次帳票には、原価差異が反映されなかった。作業の手順としては、HarborWrite®からExcelデータを出力し、やはりホストから打ち出された帳票の数字を手作業で転記し、Excelで原価差異を計算し会計処理を行っていた。

業務システムとの連携を実現したことで、HarborWrite®で計算済みの原価差異をホストに送ることが可能になり、計算処理の自動化が実現した。さらに、この明快な会計処理は内部統制の強化にも貢献した。監査法人から求められていた、明確な会計処理に向けて大きく前進したのだ。

こうして2008年当時オンプレミスで導入されたHarborWrite®は、現在、データセンターの仮想サーバ上にアウトソーシングされている。コンピューティングの世界は常に激しい変化を続けているが、HarborWrite®は「長く使える」ことも特性のひとつであり、これからもIDC大塚家具で活用され続けて行く。

担当課長 大沢 伸人氏

株式会社大塚家具

総務部 情報システム課

担当課長 大沢 伸人氏

※HarborWrite®導入時は、商品部に所属

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